C 1 СЕНТЯБРЯ 2024 БИЗНЕСУ РАБОТАТЬ БЕЗ МЧД УЖЕ НЕ ПОЛУЧИТСЯ !
4 августа 2024 года вступила в силу новая редакция Федерального закона РФ №63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон регламентирует отношения между организациями, предпринимателями и частными лицами, применяющими электронные аналоги документов вместо бумажных документов. Новая редакция данного закона объединила многие поправки к нему, которые были ранее приняты федеральными законами №443-ФЗ от 30.12.2021, №476-ФЗ от 27.12.2019, №536-ФЗ от 19.12.2022 и №457-ФЗ от 04.08.2023, она определяет, что с 1 сентября 2024 года работать с МЧД надо всем в общем порядке, отсрочек больше не будет , переходный период заканчивается 31 августа 2024 года.
Аббревиатура «МЧД» означает – машиночитаемая доверенность. Ранее, до 2020 года, те сотрудники, которые действовали от имени юридического лица или ИП, получали квалифицированную электронную подпись, в сертификате которой были указаны реквизиты юр.лица или ИП, от имени которого такие сотрудники действовали. Но, в 2020 году, в результате начала реформы электронной подписи, удостоверяющие центры перестали выдавать сотрудникам (работникам) компаний сертификаты, которые содержат данные о компании или ИП. Теперь, окончательно, с 1 сентября 2024 года, законом определено, что сотрудникам компаний (или ИП) для подписания документов от их имени необходимо применять собственный сертификат электронной подписи, выданный ему как физическому лицу, и дополнительно МЧД, чтобы была видна связь между данным сотрудником и организацией (или ИП). МЧД, собственно, и появилась как ответ на вопрос: «А как же связать документ, подписанный физическим лицом и его полномочия на подписание” от имени юр лица или ИП?
В то же время, для генерального директора организации, или иного лица (ИП), кто может работать, действовать и подписывать электронные и иные документы по закону без доверенности, в этом плане ничего не изменилось— в сертификате его электронной подписи, также как и раньше, указывается от имени какой компании он действует, и МЧД ему не требуется.
Федеральная Налоговая Служба (ФНС) на сайте пишет, что МЧД - это структурированный документ в XML-формате и сделать его собственноручно, без специального сервиса, сложно. Чтобы облегчить эту задачу, те компании, которые предоставляют услуги по работе с электронными подписями и документами (в первую очередь, разработчики бухгалтерских программ и операторы электронного документооборота), предусмотрели специальные сервисы, которые формируют МЧД. Обычно подобные сервисы интегрированы в программы, где ведется учет деятельности компании.
По новым правилам электронного документооборота (ЭДО) любой документ (декларация, акт, соглашение, договор, и т.п.), который формируется в соответствующем сервисе, должен быть удостоверен квалифицированной электронной подписью (КЭП) сотрудника и к ней должен быть приложен файл машиночитаемой доверенности (*если это не сам генеральный директор конечно).
13 июля 2022 года ФНС России поместила на своем сайте Информацию - “Что такое МЧД и как с ней работать ?” В ней ФНС разъясняет суть МЧД и как с ней работать , а именно:
Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML. При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса. Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов РФ.
Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП требуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.
Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.
Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.
Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС России от 20.01.2022 №ЕА-4-26/534@ (КНД 1110311).
Единые требования к машиночитаемым формам документов определены Приказом Минцифры России №858 от 18.08.2021г.- «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях». Данный Приказ вступил в силу с 1 января 2022 года, действует до 1 января 2028 года. Он определяет, что единые требования распространяются на все документы, на основании которых физическое лицо подтверждает полномочия действовать от имени иного физического лица, юридического лица и индивидуального предпринимателя (ИП). В том случае, если для подтверждения полномочий требуется передача документа о полномочиях в информационную систему, в которой не реализована возможность автоматизированной обработки и визуализации данных документа о полномочиях, указанный документ может быть составлен в машиночитаемой форме в формате PDF. Документы о полномочиях, подтверждающие полномочия физического лица действовать от имени иного физического лица, юридического лица и индивидуального предпринимателя, должны быть подписаны усиленной КЭП (квалифицированной электронной подписью) соответственно физического лица – доверителя, юридического лица или индивидуального предпринимателя.
Машиночитаемая доверенность широко применяется предприятиями и организациями уже в настоящее время, обязательное применение МЧД началось с 1 сентября 2023 года для тех, у кого квалифицированного сертификата не было или он был оформлен позже 31 августа 2023 года. Но с 1 сентября 2024 года МЧД должна применяться в обязательном порядке повсеместно в электронном документообороте. Как примеры можно упомянуть сдачу отчетности в ИФНС, в Социальный Фонд России (СФР), представление интересов в ФССП, в системе Честный Знак, в ФТС, в ЦБ РФ, при направлении данных в Росстат, ЕГАИС, для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ, и т.д. и т.п., а также при обмене документами в ЭДО с контрагентами.
Применение МЧД в ЭДО с контрагентами значительно упрощает, ускоряет и позволяет организовать мгновенное подписание документов (договоров, актов, соглашений, и т.п.) между разными организациями, тем более находящимися в разных регионах страны. Подделать МЧД невозможно в принципе. Определить кем был подписан тот или иной документ, от имени какой организации, также не составит труда, т.к. он подписывается квалифицированной электронной подписью сотрудника (физического лица) и к ней в обязательном порядке прилагается МЧД, которая подписана КЭП генерального директора этой же организации. Заявить потом в суде, что, допустим, договор не был подписан надлежащим образом или вообще не подписывался, и подпись не принадлежит тому или иному сотруднику, допустим, уже не получится (как это бывает достаточно часто в случае возникновения спора в арбитражных судах, когда у истца отсутствует подписанный оригинал договора в бумажном виде и есть только сканированная копия подписанного договора и документов к нему). В случае с МЧД риск наткнуться на мошенников становится минимальным.
Единые требования к форме машиночитаемой доверенности определены в Приказе Минцифры №857 от 18.08.2021 г. Данный Приказ вступил в силу с 1 января 2022 года, действует до 1 января 2028 года, и определяет что должна содержать МЧД:
Доверенность (МЧД) должна содержать:
1.Наименование документа;
2.Сведения о доверителе для физического лица/индивидуального предпринимателя:
фамилию, имя, отчество (при наличии), страховой номер индивидуального лицевого счета(СНИЛС), ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), ОГРНИП( (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем);
3.Сведения о доверителе для российского юридического лица:
наименование, адрес юр.лица в пределах места нахождения, ИНН,ОГРН, КПП, сведения о лице, действующем от имени юридического лица без доверенности (ген.директора), включая его фамилию, имя, отчество, страховой номер индивидуального лицевого счета);
4.Сведения о доверителе для иностранного юридического лица (организации):наименование, адрес юридического лица на территории государства, в котором оно зарегистрировано, а также ИНН (при наличии), регистрационный номер – для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации), и сведения о лице, действующем от имени иностранного юридического лица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии);
5.Сведения о представителе, включая фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, серию и номер документа, удостоверяющего личность (вид, серия, номер, дата выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета), ИНН ;
6.Дату выдачи (совершения) доверенности (в случае создания метки доверенного времени в момент подписания машиночитаемой доверенности датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени);
7.Срок действия доверенности (при его наличии);
8.Перечень полномочий представителя;
9.Идентификатор полномочия (идентификаторы полномочий) из классификатораполномочий, предусмотренного в соответствии с ч.2 ст.17.1 Федерального закона от 06/04/ 2011. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
10. При отсутствии идентификаторов полномочий в классификаторе полномочий, указанном в пп.9 п.2 настоящих Требований, в МЧД используется иное описание полномочий в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) идентификаторов;
11. Идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;
12. Номер доверенности;
13. Усиленную КЭП,, которой подписана доверенность;
14. Возможность передоверия доверенности в соответствии с положениями ст.187 ГК РФ. \
Классификатор полномочий по МЧД определен в Приказе Минцифры №856 от 18.08.2021 г. «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему». Данный Приказ вступил в силу 1 марта 2022 года и действует до 1 марта 2028 года.
Законодательством предусмотрены разные форматы МЧД:
·5.01 — для налоговых органов;
·5.02 — для налоговых органов с возможностью создания групповой доверенности или с правом передоверия;
·002 — базовая форма для контрагентов;
·003 — единая форма для контрагентов и госорганов;
·СФР — для системы электронного документооборота и портала Социального фонда России.
·Прочие формы, которые разработаны для различных специализированных информационных систем на основании Приказа Минцифры РФ №858.
Таким образом, каждый госпортал использует свой формат МЧД, к примеру, СФР использует свой формат, а для ФНС используются свои форматы МЧД (указанные выше).
Чтобы начать работу по новым правилам с МЧД каждому бизнесу надо предусмотреть в срок до 1 сентября 2024 года ряд подготовительных мероприятий, чтобы начиная с этой даты работать без проблем с сервисами госорганов и с контрагентами (в зависимости от необходимости).
Что-же именно надо предпринять:
а) Если у вашего руководителя нет сертификата КЭП, выданного удостоверяющим центром ФНС, его необходимо срочно получить;
б) Обеспечить, чтобы те работники (сотрудники) компании (или ИП), которым будут делегированы полномочия, получили сертификаты КЭП физического лица в удостоверяющих центрах;
в) Определить круг полномочий для каждого сотрудника иподготовить МЧД с соответствующими правами для каждого сотрудника;
г) По готовности МЧД подписать и зарегистрировать ее в госорганах;
д) Обеспечить уполномоченным сотрудникам доступ к соответствующим сервисам, к примеру, к ФНС, Госуслугам, ФТС, Честному знаку, ЦБ РФ и др., а также к сервисам электронной отчетности и ЭДО. Если доступ уже есть, то надо скорректировать настройки в сервисе с учётом перехода на использование КЭП физлица совместно с МЧД;
Выпустить сертификат квалифицированной подписи можно только в удостоверяющих центрах, перечень которых ограничен и четко определен. На сайтах ведомств можно найти соответствующий перечень удостоверяющих центров. Сертификат с ключами записывается на специальный ключевой носитель — USB-токен, который надо приобретать (покупать) отдельно, они в наличии в каждом удостоверяющем центре. USB-токены должны быть определенного вида, и должны быть одобрены ФСБ России (иметь лицензию ФСБ). Пользоваться им вправе только владелец подписи, чьи данные будут указаны в сертификате.
МЧД оформляется с использованием специального сервиса, к примеру, на сайте ФНС это можно сделать бесплатно. Отдельный сервис по созданию МЧД для оформления документов от имени организации есть на Госуслугах. После оформления, МЧД заверяется КЭП руководителя организации (или ИП, либо нотариуса) и регистрируется в соответствующей информационной системе. Это может быть оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, аккредитованный удостоверяющий центр (такой как, к примеру, “Такском”) и другие.
Еще раз уместно заметить, что переход на МЧД необходимо осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать МЧД вместе с КЭП физлица (сотрудника или не сотрудника). Чтобы сдавать отчётность и подписывать электронные документы от имени индивидуального предпринимателя, представителям ИП тоже нужно перейти на работу по данным правилам с 1 сентября 2024 года. Возможность сдавать отчётность по бумажной доверенности еще сохранится по 31 августа 2024 года (это, ктстати, суббота).
Сертификаты КЭП сотрудников старого образца, содержащие ИНН и данные организации (или ИП), перестанут действовать с 1 сентября 2024 года.
Что же произойдет, если не перейти на МЧД с 1 сентября 2024 года? С уверенностью можно перечислить следующие минимальные негативные последствия:
- невозможность отправки отчетности и документации предприятия в различные госорганы, такие как, к примеру, ФНС России, приостановка доступа в госпорталам, таким как ЦБ РФ, Честный знак, Федрезерв, ФТС, и др. соответственно;
- возможным получением штрафов и/или каких-либо санкций со стороны госорганов, вплоть до приостановки деятельности юрлица или ИП;
- невозможность заключения договоров/контрактов и участия в тендерах на госторгах. и др.
Когда МЧД на сотрудника готова, налоговики рекомендуют загружать ее в блокчейн-платформу ФНС. По сути, это распределенный реестр, в котором хранятся машиночитаемые доверенности. На данный реестр юрлицо может ссылаться, подписывая электронные документы. То есть сотрудник формирует, например, акт, заверяет своей КЭП и отправляет вместе с ним не файл в формате HML, а реквизиты доверенности. По реквизитам контрагент может проверить МЧД онлайн.
Важно: машиночитаемая доверенность не может быть передоверена другому лицу. Если сотрудник, которому она предоставлена, увольняется или по другим причинам лишается полномочий, доверенность нужно отозвать. Для этого в информационной системе (ИС), где хранится электронный документ, направляется соответствующее уведомление в формате, установленном письмом ФНС №ЕА-4-26/534 от 20.01.2022. МЧД перестает действовать с момента отзыва.
Итак, как оформить МЧД на сайте ФНС России ?
1) Надо зайти на специальный сервис на сайте ФНС, адрес ссылки- https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/create. По данной ссылке вы попадаете на страницу создания новой доверенности (МЧД). На странице приводится список видов доверенностей, которые можно создать. Нужно выбрать тот вид доверенности , который необходим вам, для вашей организации. После выбора вида доверенности, надо перейти ко второму этапу – “Ввод сведений”. Нажимаете кнопку “Ввод сведений”, и система переведет вас на новую страницу для ввода сведений и обязательств.
2) Второй этап – ввод сведений для вашей доверенности (МЧД). Система на странице показывает ее уникальный номер, при этом вам надо выбрать основные параметры МЧД – срок начала действия и срок окончания действия (указать дату окончания действия, либо указать – без срока действия). Затем, надо указать сведения о доверителе, сведения о представителе и заполнить сведения о передаваемых полномочиях. Помните, что ваш представитель уже должен иметь личную ЭЦП (электронный сертификат ключа), уже зарегистрированную вашим представителем на себя как на физическое лицо. По сроку действия – если вы выберете опцию “Без срока действия”, то надо учитывать, что такая доверенность будет действовать один год с даты ее выпуска (п.1 ст.186 ГК РФ). Полномочия представителя можно выбрать только из предложенного готового списка полномочий (из единого классификатора полномочий), в списке нужно поставить галочку напротив тех, которые нужно внести в доверенность. Вручную внести ( впечатать) какие- либо полномочия для представителя в системе невозможно.
3) Третий этап – просмотр результатов (готовой МЧД). После заполнения всех сведений, вы можете просмотреть готовый проект доверенности со всеми заполненными данными, и либо одобрить окончательный вариант МЧД, либо внести какие -либо изменения или дополнения.
4) Четвертый этап – подписание МЧД. МЧД заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации (т.е. генерального директора юр.лица, КЭП индивидуального предпринимателя, либо иного лица, действующего от имени организации без доверенности). Готовую МЧД можно скачать в XML-файл и использовать далее в работе.
Далее документ сохраняют в информационной системе. Ей может быть аккредитованный УЦ, оператор ЭДО, удостоверяющий центр ФНС, собственная или государственная ИС. После этого данные о доверенности появляются в Едином блокчейн-хранилище. Проверить МЧД можно в Распределённом реестре ФНС России , ссылка тут - https://m4d.nalog.gov.ru/emchd/check-status.
Итак, еще раз -переход на МЧД необходимо всем осуществить с 1 сентября 2024 года и использовать МЧД вместе с квалифицированной ЭП (КЭП) физлица, вашего сотрудника или доверенного лица организации или ИП. До 1 сентября 2024 года остается совсем мало времени ! Если Вам будет нужна наша правовая помощь в оформлении МЧД или КЭП, отправьте нам заявку через форму заявки на нашем сайте, или позвоните по контактному телефону, указанном тут на сайте.